매직밀키트
[매직밀키트] 달팽이님, 청구서 발송은 이제 클로드한테 맡기세요!
엑셀만 주시면 클로드가 결제선생에 고객을 옮기고, 청구서를 만들고, 예약까지 걸어둡니다
달팽이님! 안녕하세요! Make 공식 기술 & 솔루션 파트너 푸르공입니다!
지난번에 결제선생 이야기를 드리면서 화면 사진을 몇 장 보여드렸는데요. 다시 보니 제가 제일 중요한 걸 빼먹었더라고요.
화면을 열심히 클릭하라고 만든 게 아닙니다.
이제 클로드에게 청구서 발송을 맡기시라고 만들었습니다.
달팽이님이 클로드한테 말로 시키시면, 클로드가 달팽이님의 결제 자동화를 세팅부터 운영까지 도와줍니다. 화면은 확인만 하시는 곳이라고 보시면 될 것 같아요!
오늘은 화면을 처음부터 끝까지 간단히 쭉 보여드리면서, 각 화면에서 AI가 여러분을 위해 무엇을 대신 해주는지 같이 말씀드릴게요.
1. 기존 고객 명단 옮기기
지금 사용하고 계신 고객정보가 엑셀에 있든 노션에 있든 상관없습니다. 클로드한테 그 파일을 주고 “여기로 데이터 이관 해줘” 하시면 됩니다!
클로드는 넣기 전에 먼저 “이렇게 됩니다"를 보여줄거예요. 몇 명이 새로 생기고, 몇 명은 이미 있어서 정보만 바뀌고, 몇 명은 뭐가 잘못돼서 안 들어가는지를 쓰기 전에 알려줍니다. 여러분은 확인하시고 “OK!” 하시면 그때부터 데이터가 입력됩니다.
기존 고객인지는 전화번호로 자동으로 판단됩니다. 따라서 같은 고객 정보가 두 번 생기지 않아요. 이름이 조금 다르게 적혀 있어도 번호가 같으면 한 사람으로 처리되니 참고해주세요!
앞으로 이 화면에서 고객마다 청구서 몇 건에 얼마가 결제됐는지 확인하실 수 있어요!
데이터 입력이 끝나면 어떤 고객이 새로 생겼고 누가 갱신됐고 누가 실패했는지, 실패한 건 왜 실패했는지까지 AI가 정리해준답니다! 데이터 이전을 몇 번 나눠서 처리하시더라도, 어떤 데이터를 이전에 입력했는지 따로 관리하실 필요 없이, 그냥 클로드에게 부탁해보세요!
이전에 고객 정보가 특정 태그 혹은 라벨로 묶여 있었다면 클로드가 자동으로 라벨로 구분해서 입력해줄거예요! 혹은 데이터 패턴에 맞춰서 고객 구분이 필요하다면 클로드에게 간단히 부탁해보세요.
“XXX로 묶어줘” 하시면 나중에 이 라벨로 고객 정보를 묶어서 관리하실 수 있고, 청구서도 특정 라벨에 맞춰서 한 번에 발송하실 수 있습니다.
2. 상품 등록하기
수강료, 교재비처럼 반복해서 청구하는 항목을 미리 만들어 두실 수 있어요!
고객정보와 마찬가지로 상품 정보도 이전에 관리하시던 데이터가 있다면 한 번에 처리하실 수 있어요!
만들어 두면 청구서를 쓸 때 여기에서 골라 담습니다. 매번 금액을 다시 적지 않아도 됩니다.
3. 청구서 보내기
고객정보와 상품이 준비되었다면 청구서를 한 번 발송해봅시다.
“중등부 전원한테 이번 달 수강료 청구서 보내줘”
청구서 보내기 버튼 아래를 보시면 발송된 청구서를 보실 수 있을거예요. 한 줄이 각각 청구서 하나이고, 결제완료인지 대기인지 취소인지가 왼쪽에 바로 보여요.
왼쪽 체크박스로 여러 건을 고를 수 있고, 오른쪽 점 세 개를 누르면 그 청구서 하나를 재전송하거나 취소하거나 파기할 수 있습니다. 이것도 “지난주에 보낸 것 중에 아직 안 낸 사람들 다시 보내줘” 하시면 클로드가 대신 관리해줄 수 있답니다
상태와 기간으로 원하시는 데이터만 걸러서 확인하실 수도 있습니다. 대기, 결제완료, 취소를 따로 보고 싶을 때 쓰는 자리예요.
그리고 청구서 결제가 완료되면 자동으로 데이터가 싱크되어 표시된답니다. 예전처럼 Make와 같은 자동화로 구현하지 않으셔도 안정적으로 모든 데이터를 관리하실 수 있어요!
4. 매달 나가는 건 예약으로
매번 부탁하실 필요도 없어요! 예를 들어 “매달 25일에 보내줘” 하시면 청구서 예약이 된답니다.
여기도 클로드가 저장하기 전에 먼저 확인을 한답니다. 첫 번째가 언제 나가고, 그 다음은 언제언제인지, 이번 달 날짜는 이미 지났는지를 확인할거예요. 확인 후 “그렇게 해줘” 하시면 그때 저장됩니다.
날짜를 잘못 말해서 엉뚱한 날에 청구서가 나가는 일이 없답니다!
정기예약은 여기 위 테이블에서 만나실 수 있어요! 그리고 오른쪽 끝에 “12회 중 2회 보냄"이라고 적혀 있죠. 몇 번짜리 중에 지금 몇 번째가 나갔는지도 한눈에 파악하실 수 있어요!
5. 결제되면 알림톡까지
결제가 끝나면 카카오 알림톡이 자동으로 나가게 할 수 있습니다. 이 규칙도 클로드가 만들어 줍니다.
먼저 하나 말씀드릴 게 있는데요. 알림톡은 무료가 아니고, 저희가 대신 보내드리는 것도 아닙니다. 달팽이님의 솔라피 계정으로 나갑니다. 그래서 솔라피 계정을 만들어 허브에 등록하는 과정이 한 번 필요하고, 발송 비용도 솔라피 쪽으로 나갑니다. 카카오에서 승인받은 템플릿도 있어야 하고요.
하지만 어려운 것은 하나도 없습니다! 허브에서 솔라피 연동을 지원하므로 모든 템플릿 검수 작업도 자동으로 지원드리고, 특정 상품과 알림톡을 자동으로 연동하는 부분까지 모두 지원하고 있답니다!
단지 여러분은 필요하신 것만 클로드에게 부탁해주세요! 여러분이 안정적으로 자동화의 뼈대를 구축하실 수 있도록 지원해드린답니다!
알림톡은 이런 경우 사용하실 수 있어요! 수강료 결제와 교재비 결제에 따른 안내 메시지를 보내고 싶으실 때나, 추가적인 안내를 보낼 때 말이에요! 그리고 아래 그림을 보시면 “결제 완료 안내"는 켜져 있고 “교재 배송 안내"는 꺼져 있죠. 자동화는 언제든지 클로드에게 부탁해서 쉽게 켰다 껐다 하실 수 있어요.
그리고 아래를 보시면 최근 발송 정보가 있을거예요. 허브에서는 모든 자동화 이벤트를 기록해두어 AI가 이해하기 쉬운 구조로 데이터를 안전하게 보관하고 있습니다. 실패한 것도 그 이유와 함께 남아 있습니다. 사진 속 실패 건에는 “승인되지 않은 템플릿입니다"라고 적혀 있죠.
자동화에서 제일 무서운 건 안 된 걸 모르는 겁니다. 다 됐다고 나왔는데 실제로는 몇 명한테 안 갔고, 그걸 아는 방법이 하나씩 눈으로 세어보는 것뿐인 상황이요. 그래서 안 나간 건은 반드시 이유와 함께 남게 만들었습니다.
AI가 직접 여러분의 자동화를 관찰하고 잘 동작하지 않을 때 스스로 복구할 수 있도록 기반을 만들어 두었답니다.
6. 이번 달 매출….?
“이번 달 얼마 들어왔어?” 하시면 클로드가 대신 확인해줄거예요! 화면을 열지 않으셔도 돼요. 단지 클로드에게 물어보세요!
직접 보고 싶으실 때는 이 화면을 통해서 확인해주세요. 특정 기간에 발행된 청구서와 결제, 취소와 미납까지 그래프와 숫자로 확인하실 수 있습니다.
이제 월말에 계산기를 두드리지 않으셔도 됩니다!
정리하면
달팽이님이 하실 일은 이것뿐입니다.
- 엑셀 파일 하나 건네주기
- 클로드가 “이렇게 됩니다” 하면 읽어보고 “응” 하기
- “중등부 수강료 보내줘” 같은 말 한마디
나머지는 클로드가 합니다. 그리고 클로드가 한 일은 전부 위 화면들에 남으니, 언제든 열어보고 확인하실 수 있습니다.
지금은 무료입니다!
지금까지 보신 결제 자동화는 허브를 쓰고 계신 분들께 무료로 열려 있습니다. 베타 기간에는 따로 이용료가 없고, 청구서도 한 달 동안 100건까지 무료로 보내보실 수 있어요.
그리고 테스트 계정을 통한 발송은 무료입니다. 100건에 들어가지 않으니, 실제로 어떻게 나가는지는 마음 놓고 먼저 확인해 보셔도 됩니다.
한 달이 지나거나 무료 100건을 다 쓰시면, 그 다음부터는 허브에 라이센스를 등록하셔야 사용 가능합니다!
사용해보시고 “이건 우리한테 맞다” 싶으실 때 이어가시면 되니, 무료 베타기간을 놓치지 마세요!
허브 대시보드 왼쪽 메뉴에서 “결제 자동화"를 누르시면 이 화면을 만나실 수 있어요!
신청하시면 등록과정을 거친 뒤 가입하신 허브 계정에 결제 자동화 기능을 활성화 해드리니 참고해주세요!
준비하실 것
신청서 작성은 어렵지 않습니다. 성함, 이메일, 사업자 정보를 작성하시고, 사업자등록증을 등록하시면 끝납니다!
그리고 혹시 허브가 아직 없으시면 여기에서 만나보실 수 있어요!
“우리 명단은 형식이 좀 이상한데 될까요”… 혹은 고민되시는 점이 있다면 언제든지 푸르공에게 물어봐 주세요. 안 되면 되게 만들어드릴게요!
궁금한 점은 이 메일에 답장 주시거나 오픈채팅방에 남겨주시면 제가 직접 답변드리겠습니다.
감사합니다!
푸르공 드림 🙇🏻♂️
안 되는 걸 되게 만드는 Make 프로젝트
Make 공식 기술 & 솔루션 파트너